AUTORIZAÇÃO DE ISENÇÃO N.º 2/2015
Processamento de Retribuições, Prestações, Abonos de funcionários ou trabalhadores
Artigo 1.º
Objecto
A presente deliberação autoriza a isenção de notificação à Comissão Nacional de Protecção de Dados do tratamento automatizado de dados pessoais, relativamente a funcionários ou trabalhadores, com vista ao processamento de retribuições, prestações, abonos de funcionários ou trabalhadores.
Artigo 2.º
Finalidade do tratamento
A isenção referida no artigo anterior tem por finalidade exclusiva:
- a) O cálculo e pagamento de retribuições, prestações acessórias, outros abonos e gratificações;
- b) O cálculo, retenção na fonte e operações relativas a descontos na retribuição, obrigatórios ou facultativos, decorrentes de disposição legal;
- c) Convenção colectiva de trabalho, pedido formulado pelo trabalhador ou decisão judicial;
- d) O cálculo da participação nos lucros da empresa, nos termos da legislação aplicável;
- e) A realização de operações estatísticas não nominativas relacionadas com o processamento de salários no âmbito da entidade processadora;
Artigo 3.º
Categorias de dados
Os dados tratados deverão ser os estritamente necessários à realização das finalidades referidas no artigo anterior, limitando-se às seguintes categorias de dados:
- a) Dados de identificação: o nome, data de nascimento, naturalidade, filiação, sexo, nacionalidade, morada e telefone, habilitações literárias, número de bilhete de identidade, número de identificação fiscal, número de previdência social, número de sócio do sindicato;
- b) Situação familiar: estado civil, nome do cônjuge, filhos ou pessoas a cargo e outras informações susceptíveis de determinar a atribuição de complementos de remuneração;
- c) Sobre a actividade profissional: horário e local de trabalho, número de identificação interno, data de admissão, antiguidade, categoria profissional, antiguidade na categoria, nível/escalão salarial, natureza do contrato;
- d) Elementos relativos à retribuição: retribuição base, outras prestações certas ou variáveis, subsídios, férias, assiduidade e absentismo, licenças, outros elementos relativos à atribuição de complementos de retribuição, montante ou taxa em relação aos descontos obrigatórios ou facultativos;
- e) Outros dados: grau de incapacidade do trabalhador ou de membro do agregado familiar, incapacidade temporária resultante de acidente de trabalho ou de doença profissional, local de pagamento, número de conta bancária, número de associado e identificação da entidade à ordem da qual devem ser efectuados descontos obrigatórios ou facultativos, nomeadamente sindicato, serviços sociais, grupo desportivo.
Artigo 4.º
Prazo de Conservação
1. A informação não poderá ser conservada para além de 10 (dez) anos sobre a cessação da relação de trabalho.
2. A informação sobre o motivo da ausência não poderá ser conservada para além do prazo necessário à elaboração do recibo de pagamento da remuneração, nem para além do prazo de prescrição do procedimento disciplinar quando esteja em causa a apreciação de faltas injustificadas.
3. O prazo referido no n.º 1 não prejudica a conservação dos dados estritamente necessários à prova da qualidade de trabalhador, tempo de serviço e evolução salarial, para efeitos de previdência ou para pagamento de prestações complementares posteriores devidas em momento posterior à cessação da relação de trabalho.
Artigo 5.º
Destinatários das informações
1. No âmbito das suas atribuições, apenas podem ser destinatários dos dados:
- a) As entidades a quem os dados devam ser comunicados por força de disposição legal ou a pedido do titular dos dados;
- b) As instituições financeiras que gerem as contas da entidade responsável pelo pagamento da retribuição e do trabalhador;
- c) As Companhias de Seguros quando estiver em causa a celebração de contrato de seguro de acidentes de trabalho ou de acidentes pessoais;
- d) As entidades que, por força de disposição legal, estão encarregadas de processamento das estatísticas oficiais;
2. Não estarão isentos de notificação os tratamentos automatizados que comuniquem dados a entidades e em circunstâncias diferentes das indicadas no número anterior ou que procedam ao fluxo transfronteiras de dados pessoais.
Artigo 6.º
Direito de Informação
A presente isenção não prejudica a obrigação do responsável do ficheiro quanto ao direito de informação, constante no artigo 11.º da Lei n.º 133/V/2001, de 22 de janeiro, alterada pela Lei n.º 41/VIII/2013, de 17 de setembro.
